5 conseils aux courtiers en cas de grève des postes
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1. Adoptez un plan d’urgence :
Mettez en place un plan pour faire face à la hausse des demandes de renseignements des clients, de la livraison de documents et des paiements.
- Vos employés doivent comprendre les répercussions que peut avoir la grève sur le déroulement du travail.
- Assurez-vous que votre réception compte un nombre suffisant d’employés et qu’elle est prête à répondre à l’augmentation du volume de visiteurs sans rendez-vous.
- Communiquez avec vos services de messagerie pour discuter de tout changement dans les niveaux de service ou les coûts en raison des volumes accrus.
- Commandez des fournitures à l’avance pour pouvoir imprimer un plus grand nombre de documents, de preuves d’assurance responsabilité automobile et de chèques.
2. Communiquez avec vos clients :
Assurez-vous que votre site Web, vos comptes de médias sociaux et vos systèmes téléphoniques sont à jour et fournissent les renseignements dont vos clients ont besoin. Assurez-vous que vos représentants du service à la clientèle ont préparé des scénarios visant les répercussions possibles de la grève sur vos clients. Ils voudront probablement savoir :
- comment ils peuvent obtenir leur preuve d’assurance responsabilité automobile;
- s’ils effectuent des paiements par chèque, quels autres modes de paiement vous acceptez ou comment ils peuvent livrer un chèque;
- s’ils reçoivent des paiements par chèque, comment ils recevront les paiements pendant une interruption du service postal.
3. Invitez vos clients à s’inscrire aux options sans papier :
Profitez de l’occasion pour convertir vos clients aux options sans papier pour accroître le niveau d’engagement, épargner des efforts et réduire les dépenses!
- Demandez à vos clients d’ajouter leur adresse courriel à leur profil et de confirmer l’exactitude de leurs coordonnées. Les adresses de courriel des clients vous permettront de maintenir avec eux des contacts réguliers et significatifs et d’approfondir votre relation.
- Proposez aux clients de passer aux documents d’assurance électroniques pour éviter les interruptions du service postal, mais aussi pour recevoir et entreposer leurs documents dans un format pratique.
4. Inscrivez-vous au service eDelivery :
La solution eDelivery Ma preuve d’assurance du CSIO :
- est offerte sans frais supplémentaires aux membres du CSIO;
- permet une configuration rapide;
- s’intègre avec de nombreux fournisseurs de systèmes de gestion de courtage (BMS);
- permet d’envoyer des eSlips et d’autres documents d’assurance à vos clients par courriel et ceux-ci peuvent ensuite conserver leurs eSlips en toute sécurité dans le portefeuille numérique de leur téléphone.
Inscrivez-vous dès maintenant pour minimiser les perturbations pour votre entreprise et vos clients. Pour en savoir plus et activer votre compte, visitez le site www.csio.com/fr/edelivery.
5. Communiquez avec vos partenaires assureurs :
La plupart des assureurs enverront aux courtiers des mises à jour pour les informer de ce qui se passera en cas de grève, y compris les changements à leurs procédures habituelles.
- Vous devriez partager cette information avec votre personnel.
- Demandez à d’autres personnes de s’inscrire pour recevoir des mises à jour par courriel.
- Passez en revue les changements de procédures pour chacun de vos partenaires commerciaux, car ils pourraient varier.