Un leader d'eDocs assurance des entreprises en Sydney, NE

Grant Patten, Digital Media & UX Specialist | Atlantic Insurance Broker, octobre 2016

Bluenose Insurance Brokers, une maison de courtage indépendante à Sydney, NE, est un exemple remarquable de l’utilisation d’eDocs pour l’assurance des entreprises (AE), avec un des taux les plus hauts au niveau d’eDocs (AE) reçu de leurs partenaires assureurs parmi les maisons de courtage en Nouvelle-Écosse. Jody Dakai, Propriétaire/Gestionnaire de Bluenose, nous a révélé la raison et le processus d’implémentation d’eDocs pour la branche d’assurance des entreprises dans sa propre maison de courtage.

CSIO : « Quand eDocs est exploité à son plein potentiel, l’envoi, la réception, le tri, la numérisation et la destruction des documents papier ne sont plus nécessaires. À quel point eDocs (AE) vous a-t-il permis de réduire ces processus ? »

Jody : « Avec l’Utilisation d’eDocs pour nos deux secteurs d’activité, nous sommes parvenus à une réduction de l’utilisation du papier qui atteint presque les 100 %. Aujourd’hui, la plupart de nos assurés acceptent eDocs, et je dirais que moins de 10 % d’entre eux préfèrent encore disposer d’une copie papier. Le fait que les clients de la branche d’assurance des entreprises ont tendance à préférer la copie papier est donc un mythe. Nous numérisons beaucoup moins – par le passé, nous devions scanner les documents dans notre système et de les attacher manuellement, ce qui prenait énormément de temps. Mais avec eDocs, en quelques secondes, tout est à portée de main – la copie de l’assuré et la copie du courtier – et cela libère beaucoup de temps pour d’autres tâches.

« eDocs permet certainement de réaliser les économies les plus importantes en termes de temps et d’efficacité – à présent nous recevons nos documents et leurs modifications en provenance des entreprises presque instantanément, ce qui nous permet de les renvoyer à nos clients très rapidement. Plus précisément, l’envoi de la confirmation des politiques de Proposition d’assurance responsabilité des entreprises par voie électronique à des clients s’est révélé être un grand atout. Être capable de transmettre cette copie aux clients en quelques secondes depuis alors que nous l’avons au téléphone est un service grandement apprécié par un grand nombre de nos clients ».

CSIO : « Seriez-vous en mesure de nous donner une estimation du temps spécifiquement gagné grâce à l’utilisation d’eDocs pour la branche d’assurance des entreprises ? »

Jody: « En termes d’économies spécifiques relatives au temps, nous parlons de journées entières. Attendre que des documents nous arrivent par la poste prenait un jour ou deux. Sans compter le temps de distribuer et de recevoir enfin les documents après leur arrivée à votre bureau. Car ils devaient être triés puis acheminés au représentant d’assurance des entreprises, ce dernier devait par la suite les numériser dans notre système. Donc oui, tout à fait, je dirais que l’utilisation d’eDocs dans la branche d’assurance des entreprises a accéléré notre processus de 4 à 5 jours ouvrables ».

CSIO : « Avec quelles entreprises utilisez-vous eDocs (AE) et quand avez-vous commencé à travailler avec eux en utilisant cette méthode ? »

Jody : « Chaque entreprise a commencé à utiliser eDocs (AE) à des moments différents. Nous utilisons actuellement eDocs AE avec Portage Mutual, Intact et quelques autres assureurs. Il est tellement pratique de pouvoir utiliser des politiques commerciales qui se mettent à jour automatiquement sur le fichier client dans notre système de gestion de courtage. Idéalement, je voudrais que l’ensemble des sociétés avec lesquelles je travaille utilisent eDocs pour les branches d’assurance des entreprises.

CSIO : « Pouvez-vous nous parler d’un moment précis où eDocs pour l’assurance des entreprises a fait une réelle différence auprès d’un client ? »

Jody : « Il y a un an, j’étais dans le bureau d’un client et nous discutions au sujet d’un assureur et des limites et des opérations. Il avait besoin de voir le document, mais il n’avait pas son ordinateur avec lui, il pensait qu’il lui faudrait donc attendre. Mais je lui ai alors rappelé que je lui avais envoyé ses polices au format eDocs. Nous nous sommes connectés sur un autre ordinateur du bureau et il a pu récupérer le document électronique en moins de 10 secondes et trouver toutes les réponses dont il avait besoin sur sa politique.

CSIO : « Comment l’utilisation de deux écrans a-t-elle permis d’améliorer le flux de travail avec eDocs ? »

Jody : « Disposer de deux écrans est particulièrement utile lors de la création de documents. Il est possible d’avoir la police sur un écran et le document Word sur l’autre. Nous pouvons créer la lettre et réviser la police en même temps sans tourner les pages, avoir à imprimer, etc. Nous avons donc tout à portée de main. À mon avis, l’utilisation d’eDocs pour l’assurance des entreprises demande de disposer de deux moniteurs lorsque vous ne travaillez plus sur papier ».

L’expérience de Jody démontre clairement les gains d’efficacité et l’amélioration des services à la clientèle qui peuvent être réalisés avec eDocs dans les deux secteurs d’activité. Bluenose Insurance Brokers mérite des félicitations pour être parmi les premiers à adopter eDocs pour les branches d’assurance des entreprises au Canada atlantique, et nous espérons voir plus de courtiers et assureurs dans tout le Canada implémenter eDocs (AE). L’utilisation de la technologie pour améliorer l’expérience client est sans aucun doute un moyen pour le courtier indépendant de conserver sa part de marché sur le secteur de l’assurance des entreprises. Pour plus d’informations et pour découvrir tous les assureurs qui ont reçu la certification CSIO pour eDocs (AE), visitez le site www.csio.com